Comment créer des factures sur WooCommerce

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Qu’est-ce qu’une facture pour WooCommerce

Lorsque l’on travaille sur un projet de commerce électronique, il est important de pouvoir émettre des factures de ventes. En effet, elles vont être indispensables pour les expéditions qui doivent passer par la douane, pour des raisons légales de comptabilité et parce que les clients peuvent les demander.

Utiliser un logiciel externe pour créer des factures sur WooCommerce n’est pas la meilleure solution. Il est possible d’utiliser un plug-in de facturation qui permet de créer automatiquement les factures au format PDF à chaque fois que vous effectuez une vente.

Une facture sur WooCommerce, c’est le document qui reflète la vente qui a été effectuée sur la boutique en ligne et qui rassemble les coordonnées du client, de la boutique en ligne et les produits qui font l’objet de la vente. La quantité et le prix de ces produits sont indiqués afin d’obtenir le montant total de la facture et d’ajouter, s’il y a lieu, les taxes ainsi que les frais de port.

Sur une facture de vente de WooCommerce, il faut aussi indiquer deux renseignements importants : la date de vente et le numéro de la facture.

Pourquoi créer des factures sur WooCommerce

Il existe plusieurs raisons qui justifient la nécessité de disposer d’un système de facturation sur WooCommerce.

• Créer des factures pour pouvoir tenir les comptes de l’entreprise
• La plupart des expéditions de colis qui vont passer les douanes d’un pays doivent inclure une facture commerciale. Même dans certaines régions d’un même pays où les expéditions sont aussi contrôlées par des douanes, il faudra inclure une facture (c’est le cas des Canaries, de Ceuta et de Melilla en Espagne).
• Un client peut demander une facture lorsqu’il effectue un achat, cela fait partie de ses droits. La boutique en ligne a le devoir de fournir cette facture si l’acheteur la demande.

Comment créer des factures sur WooCommerce

Il existe de nombreux plug-ins ou compléments pour créer des factures correspondant aux ventes effectuées sur une boutique en ligne WooCommerce. Parmi les plug-ins les plus intéressants pour créer des factures de vente, on trouve :

» WooCommerce PDF Invoices

La particularité de ce complément de WooCommerce est qu’il automatise le processus de création et d’envoi des factures de vente. Le plug-in peut se paramétrer facilement afin d’inclure la facture au format PDF dans le courrier électronique qui est automatiquement envoyé à l’utilisateur pour confirmer son achat à chaque fois qu’une vente se produit sur la plateforme.

Parmi les caractéristiques qui font de ce plug-in de WooCommerce l’une des meilleures options pour créer des factures, on trouve les suivantes :

• Il permet de créer une numérotation séquentielle de factures. Cette numérotation se fait automatiquement. L’administrateur de la boutique n’a donc pas besoin de s’en occuper.
• Les clients peuvent accéder à leur facture depuis leur compte sur la boutique en ligne, et la télécharger au format PDF s’ils le veulent.
• Il est possible d’activer la fonction d’envoi de la facture vers une imprimante pour obtenir une facture en papier.
• Il propose plusieurs modèles de factures afin de choisir celui qui s’adapte le mieux à l’entreprise. De plus, il permet de personnaliser la facture pour qu’elle réponde à tous les besoins de la boutique.

» WPForms

Si l’on recherche un complément pour créer sans effort des factures personnalisées sur WooCommerce, WPForms est la solution. Son système glisser/déposer pour créer des factures et de formulaires de façon intuitive est parfait pour tous ceux qui recherchent un système plus visuel et simple.

Ce plug-in est intéressant pour créer des factures et des formulaires sans employer trop de temps ni d’efforts.

» WP Invoice Manager

Le plug-in WP Invoice Manager est une autre option intéressante à utiliser sur WooCommerce en tant que gestionnaire de factures de la boutique en ligne. Ce complément permet de contrôler les différents processus en rapport avec la facturation.

Ses principales caractéristiques en termes de création et de gestion de factures sont les suivantes :

• Grâce à ce plug-in le nombre de clients et de factures qui peuvent être créés sur WooCommerce est illimité.
• Il permet de créer manuellement des factures pour les clients qui paient par virement bancaire.
• Utilisation de filtres pour chercher des factures en fonction de certains paramètres comme la date, le statut du paiement ou le numéro de facture, entre autres.
• Il facilite la réception des paiements et la gestion des remboursements.
• Il propose beaucoup d’informations sur le fonctionnement du plug-in afin de pouvoir le configurer, et l’utiliser correctement et facilement.

» Quaderno

Ce plug-in payant est une solution professionnelle qui permet de contrôler tous les processus en rapport avec la facturation de la boutique en ligne. Outre la création et l’envoi des factures correspondant à une vente, il propose également de nombreuses fonctions comme :

• La création de factures rectificatives au cas où il faudrait rembourser un client. Il est à noter que la loi espagnole exige la création d’une facture rectificative en cas de retours, avec le numéro correspondant et la description du motif de la facture.
• Il évite les problèmes lorsque l’on attribue un numéro de facture de façon progressive et séquentielle. En cas d’erreur, si une facture est créée à une date ultérieure, il est possible de la modifier pour qu’elle suive l’ordre requis par la loi en termes de numérotation et de date des factures.
• Le plug-in est disponible en plusieurs langues, ce qui permet de créer la facture dans la langue du client. Si la vente a été effectuée en France, la facture sera créée dans cette langue pour donner un aspect plus professionnel au client.
• La création et l’envoi de factures se font de façon automatique après la vente.
• Il permet de faire une recherche interne et de filtrer par numéro de facture, statut de la facture, date et statut de l’envoi, entre autres possibilités.

» Quip Invoices

La solution que propose Quip Invoices pour créer et gérer les factures d’une boutique en ligne est très intéressante. Il permet de régler de nombreux paramètres de la facture comme les articles individuellement ou le type de taxe, ainsi que l’envoi de la facture à plusieurs personnes en même temps.

Ce plug-in de WooCommerce permet également de travailler avec des devis. En cas d’acceptation du client, ces devis se transforment en factures en un seul clic.

Ce plug-in est disponible en anglais, allemand, français et espagnol pour créer des factures dans chaque langue.

La facturation est un aspect essentiel du commerce électronique. C’est pourquoi la création et la gestion des factures doivent faire partie des priorités de votre entreprise.

Heureusement, il existe de nombreux compléments comme le plug-in PDF Invoice pour WooCommerce qui facilitent et accélèrent les processus en lien avec la facturation d’une boutique en ligne.

L’automatisation fait partie des principaux avantages à utiliser ce genre de plug-ins, car ils permettent de créer et d’envoyer automatiquement une facture à chaque fois qu’une vente est effectuée sur la boutique en ligne. Ces compléments permettent de joindre une facture au format PDF au mail de confirmation que le client reçoit lors d’un achat. De plus, cette facture reste accessible à l’acheteur qui peut la télécharger en cas de besoin sur son compte utilisateur de la boutique.

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